Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor de website, contactaanvragen, garageaccounts en abonnementsadministratie is de aanbieder van GaragePiloot verantwoordelijk. De juridische naam, het adres en het KvK-nummer moeten vóór de publieke livegang nog worden aangevuld; deze verklaring is daarom een concept.

Voor klant- en werkplaatsgegevens die een garage invoert, is die garage doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en handelt GaragePiloot als verwerker. Ben je klant van een garage en gaat je verzoek over je afspraak, voertuig of factuur, neem dan eerst contact op met die garage.

2. Contact en registratie

Bij een contactvraag verwerken we je naam, e-mailadres en bericht om je te antwoorden. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen, of het voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst als je vraag daarover gaat.

Bij registratie verwerken we de garagenaam, je naam, e-mailadres, versleuteld afgeleide wachtwoordgegevens en de datum en versie van de aanvaarde voorwaarden. Deze gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren en je account te beveiligen. We vragen geen betaalkaart voor een gratis account.

3. Gebruik van de CRM

Afhankelijk van wat een garage vastlegt, kan de CRM namen, contactgegevens, adressen, kentekens, voertuiginformatie, afspraken, werkzaamheden, foto’s, berichten, offertes, klantreacties, facturen en betalingen bevatten. De garage bepaalt welke gegevens daarvoor nodig zijn en op welke grondslag zij die verwerkt.

We verwerken deze gegevens voor het aanbieden van de gekozen functies. Plaats geen bijzondere persoonsgegevens, identiteitsdocumenten of andere informatie die niet nodig is voor het garagewerk.

4. Beveiliging en technische gegevens

Voor het laten functioneren en beveiligen van de dienst worden onder meer sessiegegevens, IP-adressen, aanvraagmomenten en technische foutinformatie verwerkt. We gebruiken deze voor toegangscontrole, het beperken van misbruik en het oplossen van storingen, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.

Garageaccounts worden logisch van elkaar gescheiden. Toegang binnen een garage hangt af van gebruikersrollen. Het bewaren van inloggegevens en het juist toekennen van rollen zijn ook verantwoordelijkheden van de garage.

5. Dienstverleners en koppelingen

GaragePiloot maakt voor hosting en infrastructuur gebruik van de ingestelde hostingomgeving en Cloudflare. Voor R2-bestandsopslag zijn Europese buckets ingericht. De precieze hostinglocaties, contracterende partijen en verwerkersafspraken moeten vóór livegang worden bevestigd. Een Europese opslaginstelling betekent niet automatisch dat iedere verwerking door een leverancier uitsluitend in de EU plaatsvindt.

Mollie verwerkt betaalgegevens voor abonnementen, SMS-tegoed en eventueel klantfacturen. MessageBird/Bird verwerkt telefoonnummers en berichtinhoud voor SMS. De ingestelde e-maildienst verwerkt ontvangers en berichten. Voor Google Agenda en e-Boekhouden worden de gegevens gedeeld die nodig zijn voor de koppeling die de garage activeert. RDW ontvangt kentekenopvragen; PDOK ontvangt zoekgegevens voor adressen.

We verkopen persoonsgegevens niet. Waar een dienstverlener als verwerker optreedt, zijn passende afspraken nodig. Als gegevens buiten de EER worden verwerkt, moeten daarvoor de toepasselijke waarborgen worden vastgesteld en vermeld. De definitieve leverancierslijst en doorgifte-informatie volgen vóór publieke livegang.

6. Cookies en metingen

Deze website gebruikt functionele sessie- en beveiligingscookies voor formulieren en aanmelden. Er is standaard geen advertentietracking of externe analysetool ingeschakeld. Het lettertype wordt lokaal aangeboden.

Als later aanvullende analyse- of marketingtechnologie wordt toegevoegd, passen we deze informatie aan en vragen we toestemming wanneer dat nodig is.

7. Bewaren en verwijderen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Contactvragen worden bewaard zolang dat nodig is voor de afhandeling en eventuele vervolgvragen of geschillen. Accountgegevens zijn nodig zolang de overeenkomst loopt en voor noodzakelijke afhandeling daarna.

Administratieve gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, kunnen langer moeten worden bewaard. De garage blijft verantwoordelijk voor bewaartermijnen van haar eigen administratie en klantgegevens. Na beëindiging spreken we export, verwijdering en eventuele back-uptermijnen af. Concrete termijnen en het verwijderproces moeten vóór publieke livegang worden vastgelegd.

8. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens waar dat van toepassing is. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken.

Stuur je verzoek via het contactformulier of naar [email protected]. We kunnen passende informatie vragen om je identiteit te controleren; stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand en leggen een eventuele verlenging uit.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We horen het ook graag zelf als je een probleem ervaart.

9. Wijzigingen

Bij wijzigingen van de dienst of de verwerking passen we deze verklaring aan. De versiedatum staat bovenaan. Belangrijke wijzigingen brengen we onder de aandacht van garagebeheerders.